亚马逊开会的秘诀：是时候向浪费生命的无效会议说“NO”了

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作者|苜蓿 来源|12个德鲁客(ID：peterdrucker12)

亚马逊，三十年来全球成长最快的公司之一，在追求极致客户体验之外，在会议有效性方面也独树一帜，将大多数企业看作顽疾的会议进行了颠覆式的运用，并做出了非常有效的实践。让我们一起来看下亚马逊开会的秘诀。

第一要务是减少会议

会议决定了一群人的时间。亚马逊的经验告诉我们，不要迷信会议优化方法，第一要务是坚决砍掉不需要的会议。此举动不仅无碍，只会让组织受益。

亚马逊认为这样的会议最好不开：

可开可不开的会，不开。

没有特别需要传达，循例开的周会，不开。

上司参加完高层会后，传达可有可无的内容，不开。

一个人发言，其它人休眠的会议，不开。

单纯为了炫耀权威的会议，不开。

为了迎合管理者自我满足的会议，不开。

重视一对一沟通会

管理者只有通过沟通形成团队的杠杆解，最终实现自己在企业中的价值。与其它企业将此看成管理者自由选择的权利，亚马逊将此定义为管理者的义务，并将一对一沟通看为正式的会议。

一对一沟通规定：

定期进行，每周一次，最少两周一次。

下属和其直属上司之间进行，地点都是确保私密的环境。

上司要准备好需要谈的话题，下属要做好记录。

通过沟通，目标形成共识，细致确认目标是否完成。

发现未达期望部分，伸出援手，提供建议。

通过沟通管理需要清楚知道下属的不足之处，绩效评价时能指出哪件事没完成，客观公正。

沟通结束应预约下一次沟通的时间和内容。

整体筹划会议资料体系

堆砌时间为某一次会议准备好会议资料谁都可以办到，但这种不持久、不经济的方式在亚马逊是不提倡的。亚马逊从多维度系统打造高质量的会议资料体系，看似繁杂，但却一劳永逸，获得高效会议的大量好处。

高质量会议资料诀窍：

形式符合内部沟通习惯。亚马逊员工喜欢全面完整的会议材料，2006年贝佐斯要求会议不能使用PPT，以文章呈现。

资料质量要高。具备通讯稿水平，主旨明确、内容清晰完整、通俗易懂。

资料要精炼。主文件的页数只能是“1页”或“6页”。确保员工15分钟内看明白。

新员工面试会议资料准备能力，文笔太稚嫩的应聘者无法进入公司。

推广成功经验和技巧，供大家学习。例如：结论先行、多用句号、逆向思考、部门信条等。

材料写作能力的提升作为领导力培训的内容之一。

要求会议负责人提升决策会质量

决策会是亚马逊经典三会之一。决策会的唯一目的就是在高效、不出错的前提下做出决定。亚马逊认为会议的组织者就是会议负责人，决策会的成功与否取决于这个人。

决策会的好方法：

明确项目主管为会议负责人。

会议负责人负责召集会议，履行主持人的职责，推动会议进程，还要撰写和发布会议纪要，将会议负责到底。

一把手做好会议负责人表率。

会前用15分钟进行默读，避免随意发问，浪费时间。

会议负责人需要有灵活调动参与者的智慧，会转述、搁置区、抽离等技巧。

会议负责人需要有时间管理的能力，知道如何推动决策和严控时间。

会议负责人需要有撰写会议纪要的能力。“用3个W”（任务、人员、时间节点）框架落地决策。尽早发送会议纪要。

企业营造敢于谏言的文化，拒绝社交从众行为，要把顾客摆在第一位。

企业营造服从大局的文化，严厉批判马后炮的行为。有异议要在会上提出，一旦达成一致就要全心投入。

会议决策一定要确定决策衡量成败的标准，并确定复盘的时间。

在公司补充发掘创意的头脑风暴会

亚马逊通过头脑风暴会获得了巨大的成功和收益，倡导企业内要多开这种会。对于这种具有巨大价值、面向未来的会因为不容易成功在企业往往被忽略。但亚马逊的经验告诉我们，如果准备充分，方法得当，是完全可以一试的。

高价值的创意会经验：

创意会关注的重心要在想法和可能性上，而不是计划和落实。

参与人员要少而精，6到8人，要让不同背景的人参与。

白板和便利贴需要提前准备。

不求完美，但求效率，先以数量为重。想到什么说什么，迅速拿出大量的点子。

认证优秀会议主持人。主持人需要追问并准确理解每个想法，并能用成型的理论框架整理点子。

会议主持人把控时间，推动进程。切记，不能过多介入。

进度管理会要靠机制

贝佐斯说过：“仰仗别人的善意来完成工作不是长远之计，公司的运作需要依靠完善的机制。” 亚马逊的进度会是数字化、结构化的，它鼓励负责人在项目上马后，必须找到健康、可持续的机制，让新业务进入稳定的运营状态。

进度管理会做法：

目标启动要设定好衡量项目表现的关键绩效指标，即KPI，作为推进项目的利器。

KPI要细化到部门员工知道的程度，类似“你们部门要吸引到多少位新客户”。

将一切落实到数字上，重视用数字进行定量考核。

进度管理会之前必须进行数据分析。

与会人员对数据要刨根问底，找出真实原因，不能一句“干得不错”就结束了。

高速循环PDCA。亚马逊的项目验证周期最长不超过一周。

合理取消核查环节，为下属减负，免除那些没必要的数据整理和报告任务。

及时肯定员工，告诉大家自己的下属在哪些场合有哪些优秀表现。

总结会议必须理清哪里做得好，哪里做得不好，分析原因。

鼓励负责的同事将心得写成文章记录下来。

追求高效文化

肥沃的土壤才能长出好的庄稼。亚马逊对会议的高效使用根植在其对卓有成效的员工和企业文化的打造上。

亚马逊的14条文化：

顾客至上

主人翁精神

创新简化

决策正确

好奇求知

选贤育能

最高标准

远见卓识

崇尚行动

勤俭节约

赢得信任

刨根问底

敢于谏言、服从大局

达成业绩

在亚马逊从会议中获得大量好处时，多数的企业的效率却被无效会议大量吞噬。有志于发展的企业不妨对比亚马逊的成功经验，早日发现本企业会议无效的真实原因及解决办法，并最终提高会议效率，甚至组织绩效。

编者按：本文转载自微信公众号：12个德鲁客(ID：peterdrucker12)，作者：苜蓿